sähköinen toiminnanohjaus ja automatisoitu taloushallinto, töissä ja mobiilisti
-
Asioita ja sisältöä
- - Henkilökohtainen työjono kaikkien työtehtävien hallintaan
- - Kontaktit, muistiinpanot, sopimukset ja asiakashistoria
- - Tarjouspyynnöt ja tarjoukset, osto ja myynti
- - Tilaukset ja tilausvahvistukset, osto ja myynti
- - Tavaran toimitus- ja vastaanotto, sähköiset lähetteet
- - Laskutus ja maksuvalvonta
- - Ostoreskontra, laskujen tarkistuskierto ja maksatus
- - Kirjanpito, automaatti- ja mallitiliöinnit ja projektiseuranta
- - Sähköinen arkistointi ja dokumenttien hallinta
Kattava yli yritysrajojen
ITS-ON-3 tarjoaa kattavan kokonaisjärjestelmän talouden ja toiminnan ohjaukseen pk-yrityksissä ja erityisesti verkottuneissa yritysyhteisöissä.
Tehokas tietohallinto ei rajoitu yksittäiseen yritykseen, vaan toimii läpi koko verkoston pitäen esim. alihankintaketjun tai alkutuottaja-jalostaja-tukku-asiakas -ketjun hallinnassa. Perusjärjestelmä on toimialariippumaton ja moniin tarpeisiin mukautuva. Yrityksen tai toimialan erikoistarpeet on erittäin helppo toteuttaa mm. käyttöliittymän avoimen lähdekoodin ansiosta sekä siksi, että myös toisten ohjelmistotalojen on helppo liittyä kehittäjäverkostoon.
Kumppaniyhteydet
Sähköisesti määrämuotoisena lähetettävä tieto on viiveettä vastaanottajan nähtävissä ja käytettävissä hänen omissa, automatisoiduissa prosesseissaan.
"määrämuotoisella" tarkoitamme Finanssialan Keskusliiton ylläpitämää Finvoice-standardia, joka sisältää verkkolaskujen lisäksi muutkin yritysten väliset keskeiset "lomakkeet". Tieto tallennetaan järjestelmään vain kerran, siellä ja siinä yrityksessä, missä se ensimmäisenä esiin tulee. Esim. tilattavat tuoterivit syötetään vain kerran, ja sama tieto tulee aikanaan toimittajalta (vain muuttuneilla tiedoilla täydennettynä) tilausvahvistuksessa, lähetteessä tai laskussa takaisin. Esimerkki: Vakioasiakkaan tilaus kulkeutuu automaattisten tarkistusten jälkeen suoraan toimittajan varastolle, ja tavaran lähetyksen yhteydessä tilaajalle lähtee sähköinen toimitusilmoitus/lähete toimitusaikoneen. Sähköinen lasku tulee mukana, tai haluttaessa myöhemmin. Tilaajan järjestelmässä lasku menee (mahdollisen hyväksytyskierron jälkeen) suoraan ostoreskontraan/maksatukseen, ja tiliöityy automaattisesti tai mallitiliöintien avulla kirjanpitoon. ... edellytyksiä näin suoraviivaiselle toiminnalle toki on, kuten valmiiksi sovittu hinnoittelu. Prosessi voi alkaa myös tarjouspyynnöstä, joka tulee ensin myyjäehdokkaiden sähköisiin työjonoihin käsiteltäväksi. Tarjoukset ovat edelleen sähköisiä, ja määrämuotoisina ostajalla helposti vertailtavissa. Valitusta tarjouksesta muodostuu tilaus, ja prosessi jatkuu kuten edellä. Myyjällä tehty tarjous toimii tilauksen automaattisen tarkistuksen tietolähteenä, ja ostajalla tehty ostotilaus vastaavasti ostolaskun automaattitarkistuksessa.
Työjonot ja asioiden hallinta
Sähköinen työjono on yrityksen / osaston / henkilön työkalu, jonka avulla kaikki tehtävät tulevat hoidettua hallitusti, mitään unohtamatta. Työjonon kautta tekijällä on välitön pääsy kaikkiin tehtävän edellyttämiin tietoihin ja sen suorittamiseen tarvittaviin järjestelmätoimintoihin. Esimerkkejä:
Sähköisen (="verkkolasku") ostolaskun saavuttua sille valitaan aluksi osasto/henkilö, jonka työjonoon se menee tarkastettavaksi (Paperilla tullut lasku on ensin skannattava ja päätiedot tallennettava). Tarkastajalla on helposti nähtävissä liiteasiakirjat, kuten ostotilaus, sopimus, rahtikirja, lähete... Laskun kirjanpitotiliöinti voidaan hoitaa hyväksymällä/kopioimalla tiliönnit verkkolaskulta, ostotilaukselta, sopimukselta, vastaavanlaiselta aikaisemmalta laskulta, tai tuoterekisteriin sidotusta automatiikasta (tai tallentaa käsin). Isommat ostot voi olla tarpeen myös "kierrättää/hyväksyttää" työjonon kautta jo ennen tilaamista, ainakin jos käytetään ostolaskun tilauspohjaista automaattihyväksytystä. Soittopyynnöt, puhelu/sähköpostimuistiinpanot, muistiot, kokouspöytäkirjat ym. Voidaan jakaa, kierrättää ja arkistoida työjonon kautta. Työjonoissa tehtävät on luokiteltu ja käyttäjältä vaaditaan vastaava käyttöoikeustaso (esim. joku voi asiatarkastaa laskun, muttei lopullisesti hyväksyä sitä). Työjonoon jää jälki kustakin tehdystä toimenpiteestä (esim. kuka laskun tarkasti, milloin ja mitä kommentteja mahdollisesti kirjoitti = "audit trail").
Sähköinen arkistointi
Sähköisessä arkistossa kaikki asiat ja dokumentit löytyvät helposti, nopeasti ja valvotusti niille, joille on annettu oikeus kyseisenlaisiin tietoihin.
Käyttöoikeudet ovat dokumenttityyppikohtaisia, mikä pätee jo silloin kuin dokumentti on vasta työjonossa/kierrossa. Tyypityksen voi tehdä vapaasti, esim. Osastoittain, tuoteryhmittäin tai hallinnonaloittain. Asiakirjat lajitellaan ja ne löytyvät helposti usealla eri hakuavaimella, esim. asiakkaan tai toimittajan nimi/numero, projekti, päiväys, tyyppiluokitus jne. Arkistoituja dokumentteja voi liittää toisiinsa, jolloin esim. ostolaskuun liittyvä tilaus ja rahtikirjat saadaan välittömästi esiin. Ostoreskontra, kirjanpito, laskutus ym. sovellukset löytävät kohdalla olevaan tositteeseen kuuluvat asiakirjat liitteineen napin painalluksella.
Käyttö internetin läpi ja mobiilisti
Ajantasainen tieto löytyy ja tehtävien hoito sujuu internet-yhteydellä missä tahansa. - edellyttää, että pääjärjestelmä sijaitsee palvelinkeskuksessa tai yrityksen omaan palvelimeen on järjestetty turvallinen pääsy internetin läpi. Tietoliikenne työaseman ja palvelimen välillä voidaan myös pakata ja salata.
Koko käyttöliittymä voi kulkea mukana vaikka muistitikulla, ja sitä voi käyttää mistä tahansa internetiin kytketystä PC-koneesta käsin ilman mitään asennuksia. Mobiililaitteisiin (esim. Android-tabletti tai -älypuhelin) voi ladata oman version, jolla tietyt, k.o. laitteelle sopivat tehtävät voidaan suorittaa. Mobiililaitteissa näytön koko saattaa toki hiukan rajoittaa sitä, mitä asioita sillä on mukava tehdä ja mitä ei. Sopivia mobiilitehtäviä ovat esim. Tarkastettavan laskun kuittaus, tavaran vastaanoton kuittaus tai tehtävän lisäys työjonoon muistiinpanoineen, vaikka kuvan kanssa. Älypuhelinta pidetään yleensä aina mukana, joten kaikki käyttäjälle kuuluva tietokin löytyy aina... esim. asiakkaan ostohistorian selaus asiakaskäynnillä jne...
Työasemilla tai mobiililaitteilla ei ole suoraa pääsyä itse tietokantaan, mikä varmistaa osaltaan myös tietoturvaa. Tietokantaa operoi ainoastaan palveliohjelmisto.
Palvelimessa on monitasoinen järjestelmä käyttäjän ja hänen valtuuksiensa tarkistukseen. Käyttäjän omia salasana- ym. tietoja ei käytetä tietokantayhteydessä, vaan palvelin generoi sitä varten omat tunnukset, joita ei koskaan lähetetä verkon läpi työasemille. Tietokanta voi myös sijaita erillisessä palvelinkoneessa, jonka palomuuri ei anna pääsyä mistään muualta kuin tietystä ohjelmapalvelimesta.
Ehkä jotain kuitenkin paperillekin...
Joskus tilanne, asiakkaan vaatimus tai ihmisen oma tottumus / tarve edellyttävät paperin käyttöä, ja siksi kaiken saa toki tulostettua myös paperille.
Voit käyttää omaa tulostinta tai erillistä tulostus- ja postituspalvelua mm. Laskutettaessa sellaisia asiakkaita, jotka välttämättä vielä haluavat paperilaskun postitse. Voit siis itse toimia paperittomasti, vaikka asiakkaalle meneekin paperipostia. Laskun tai muun asiakirjan voi lähettää myös sähköpostitse varustettuna esim. laskun yhteenveto- ja maksutiedoilla sekä PDF-muotoon "tulostetulla" laskulomake-liitteellä. Paperille vietävä tieto muuttuu yhdensuuntaiseksi ja pysähtyy odottamaan saajan käsin tehtäviä toimenpiteitä, kun taas sähköisesti vastaanottavien kanssa tieto kulkee ilman turhia viiveitä ja käsitöitä molempiin suuntiin.
Porautuva raportointi
Ohjelmistoon sisältyy kehittynyt raporttigeneraattori, jolla suuretkin tietomäärät saadaan käyttäjäystävälliseen muotoon.
Asioita on usein hyvä tutkia ylhäältä alaspäin porautuen. Katsottakoon esim. myyntiä ensin kokonaisuutena, vaikkapa asiakkaittain suuruusjärjestyksessä. Seuraavalla tasolla tutkitaan, millä ajalla ja minkäkokoisista tilauksista asiakkaan myynti muodostuu, ja alimpana tasona vaikkapa yksittäisen tilauksen sisältö. Porautumistasoja enemmänkin, ja niitä käytetään sen verran kuin kyseinen aihe vaatii ja eritasoisia yhteenvetoja tarvitaan. Porautuminen ja paluu ylemmälle tasolle tapahtuu klikkaamalla ruudussa näkyvää raporttiriviä.
IT-Shark arkisto ja kierrätys
IT-Shark on erillinen väline kaikenlaisten asiakirjojen sähköiseen arkistointiin ja tarkastus-hyväksytys-kierrätykseen.
IT-Shark toimii itsenäisesti, mutta yleensä lisäksi toisiin talousjärjestelmiin integroituna, tuoden ja vieden tietoa järjestelmien välillä. Asiakirjoja vastaanotetaan sähköisesti (mm. verkkolaskut) sekä paperilta sähköiseen muotoon skannaamalla (tai skannauspalvelusta). ERP-järjestelmästä haetaan mm. saapumisilmoitusten tiedot ostolaskujen tarkistukseen sekä myyntilaskut ja työmääräimet sähköiseen arkistoon. Talousjärjestelmästä haetaan mm. tilikartta ja toimittajatiedot, ja sinne viedään ostolaskut ja/tai ostojen ja maksujen kirjanpitoviennit . Ostolaskujen tarkastus-hyväksytys-kierto on IT-Sharkin yleisin käyttötarkoitus, mutta siihen sisältyy myös omat tiliöinti ja maksatustoiminnot sekä kaikenlaisten muidenkin asiakirjojen sähköinen käsittely. Valmiita integrointeja on toteutettu mm. Automaster- ja Sauma-ohjelmistojen kanssa. IT-Shark on tarkoitettu käytettäväksi Windows-työasemilla lähiverkossa ja monitoimipisteympäristössä esim. TerminalServer-etätyöpöydän avulla.